1. Who we are and scope

ULTRASCALE (the “Platform”) is an internal business operations platform used by an e-commerce company and its team members to manage advertising, online stores, customer service and internal procedures. This policy explains what personal data the Platform processes, why, and what rights you have. It applies to the Platform, to the ULTRASCALE application connected to Meta (Facebook and Instagram) services, and to the connectors to other business services the company uses.

The Platform is not offered to the general public. Access is restricted to authenticated team members and authorised partners.

2. Data we process

• Team member accounts: name, work e-mail, role, profile picture, language and time zone preferences, authentication data (hashed passwords, two-factor settings), activity logs necessary for security.
• Meta business data obtained through the Meta Graph API with the authorisation of the business account administrator: advertising accounts, campaigns, ad sets, ads, creatives and performance metrics; Facebook Pages and Instagram business accounts; public comments on the company's ads and posts; messages sent to the company's Pages by customers (Messenger); page insights.
• Customer service data received by the company through its own channels (e-mail, Messenger, comments): the content of the message, the sender's public name or handle, order references and the information the customer chooses to share to get support.
• Store and order data from the company's online stores (Shopify), such as products, orders, revenue and costs, used for performance tracking.
• Technical data: IP address, browser and device information, and server logs necessary to operate and secure the Platform.

3. Why we process it (purposes and legal bases)

• Operating the Platform and authenticating team members (performance of a contract, legitimate interest).
• Managing, analysing and optimising the company's advertising campaigns and online stores (legitimate interest of the company).
• Answering customers who contact the company and moderating comments on its own Pages and ads, including with the help of automated drafting tools that a team member reviews before sending (legitimate interest; performance of a contract with the customer).
• Producing internal documentation and training material for team members (legitimate interest).
• Security, fraud prevention and compliance with legal obligations.

We do not use Meta data to build profiles of individuals for purposes unrelated to the company's own business, and we do not sell personal data.

4. Meta Platform data

Data received from Meta is used only to provide the Platform's functionality to the company that authorised the connection, in accordance with the Meta Platform Terms and Developer Policies. Access tokens are stored encrypted and can be revoked at any time by the business account administrator from Meta Business settings. When a connection is revoked, the Platform stops retrieving data from Meta, and the related data is deleted according to section 7.

5. Sharing and processors

Personal data is accessible only to authorised team members, according to their role. We rely on service providers acting as processors under contract: cloud hosting and storage, e-mail delivery, transcription and translation services, and artificial-intelligence model providers used to draft texts or analyse the company's own media. Providers only receive the data necessary for their task and may not use it for their own purposes. Some providers may be located outside the European Union; in that case appropriate safeguards (such as standard contractual clauses) are used.

We may disclose data when required by law or to protect the rights, property or safety of the company, its team members or the public.

6. Security

Access requires authentication, optionally with two-factor verification. Data is transmitted over encrypted connections, sensitive credentials are stored encrypted, and access is logged. No system is perfectly secure; we continuously improve our measures and will notify affected persons and authorities of a data breach when required by law.

7. Retention

Team member data is kept for the duration of the working relationship and deleted or anonymised afterwards, except where a longer retention is required by law. Advertising and store performance data is kept as long as it is useful for business analysis. Customer service conversations are kept for the time needed to handle the request and to meet legal obligations (for example, warranty or accounting periods). Media and documents are deleted when no longer needed.

8. Your rights and data deletion

Depending on your location, you may have the right to access, rectify, erase or receive a copy of your personal data, to object to or restrict its processing, and to lodge a complaint with a supervisory authority.

Data deletion requests. To request the deletion of your personal data, including data obtained through Meta, write to privacy@ultrascale.app from the e-mail address concerned, or mention the Page or account involved. We confirm receipt and process verified requests within 30 days. Team members may also ask an administrator to delete their account from the Platform.

9. Cookies

The Platform uses only strictly necessary cookies: an authentication cookie to keep you signed in and a preference cookie for your language. No advertising or third-party tracking cookies are set.

10. Changes and contact

We may update this policy; the date at the top indicates the latest version. Questions about privacy can be sent to privacy@ultrascale.app.

1. Qui nous sommes et périmètre

ULTRASCALE (la « Plateforme ») est un outil interne d'exploitation utilisé par une société d'e-commerce et ses collaborateurs pour gérer la publicité, les boutiques en ligne, le service client et les procédures internes. Cette politique décrit les données personnelles traitées, leurs finalités et vos droits. Elle couvre la Plateforme, l'application ULTRASCALE connectée aux services Meta (Facebook et Instagram) et les connecteurs vers les autres services professionnels utilisés par la société. L'accès est réservé aux collaborateurs authentifiés et aux partenaires autorisés.

2. Données traitées

• Comptes des collaborateurs : nom, e-mail professionnel, rôle, photo de profil, langue et fuseau horaire, données d'authentification (mots de passe hachés, double authentification), journaux d'activité nécessaires à la sécurité.
• Données professionnelles Meta obtenues via l'API Graph avec l'autorisation de l'administrateur du compte : comptes publicitaires, campagnes, publicités, créatives et métriques de performance ; Pages Facebook et comptes Instagram professionnels ; commentaires publics sur les publicités et publications de la société ; messages envoyés par les clients aux Pages de la société (Messenger) ; statistiques de Pages.
• Données de service client reçues par les canaux de la société (e-mail, Messenger, commentaires) : contenu du message, nom ou identifiant public de l'expéditeur, références de commande et informations que le client choisit de partager.
• Données de boutique et de commandes (Shopify) : produits, commandes, chiffre d'affaires et coûts, pour le suivi de performance.
• Données techniques : adresse IP, navigateur, appareil et journaux serveur nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.

3. Finalités et bases légales

• Faire fonctionner la Plateforme et authentifier les collaborateurs (exécution du contrat, intérêt légitime).
• Gérer, analyser et optimiser les campagnes publicitaires et les boutiques de la société (intérêt légitime).
• Répondre aux clients qui contactent la société et modérer les commentaires sur ses propres Pages et publicités, y compris avec des outils de rédaction automatisée dont les propositions sont relues par un collaborateur avant envoi (intérêt légitime, exécution du contrat avec le client).
• Produire de la documentation et de la formation internes (intérêt légitime).
• Sécurité, prévention de la fraude et respect des obligations légales.

Les données Meta ne servent pas à profiler des personnes à des fins étrangères à l'activité de la société, et aucune donnée personnelle n'est vendue.

4. Données de la plateforme Meta

Les données reçues de Meta sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités de la Plateforme à la société qui a autorisé la connexion, conformément aux conditions de la plateforme Meta et aux politiques développeurs. Les jetons d'accès sont stockés chiffrés et peuvent être révoqués à tout moment par l'administrateur depuis les paramètres Meta Business. Après révocation, la Plateforme cesse de récupérer des données et les données associées sont supprimées selon la section 7.

5. Partage et sous-traitants

Les données ne sont accessibles qu'aux collaborateurs autorisés, selon leur rôle. Nous faisons appel à des prestataires agissant comme sous-traitants sous contrat : hébergement et stockage cloud, envoi d'e-mails, services de transcription et de traduction, et fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle utilisés pour rédiger des textes ou analyser les médias de la société. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à leur tâche et ne peuvent pas les utiliser pour leur propre compte. Certains peuvent être situés hors de l'Union européenne ; des garanties appropriées (clauses contractuelles types) sont alors mises en place. Nous pouvons divulguer des données lorsque la loi l'exige ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de la société, de ses collaborateurs ou du public.

6. Sécurité

L'accès requiert une authentification, avec double vérification en option. Les données transitent par des connexions chiffrées, les identifiants sensibles sont stockés chiffrés et les accès sont journalisés. Aucun système n'est parfaitement sûr ; nous améliorons nos mesures en continu et notifions les personnes et autorités concernées en cas de violation lorsque la loi l'impose.

7. Durée de conservation

Les données des collaborateurs sont conservées pendant la relation de travail puis supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation plus longue. Les données de performance publicitaire et de boutique sont conservées tant qu'elles sont utiles à l'analyse. Les conversations de service client sont conservées le temps de traiter la demande et de respecter les obligations légales (garantie, comptabilité). Les médias et documents sont supprimés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

8. Vos droits et suppression des données

Selon votre lieu de résidence, vous disposez de droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, d'opposition et de limitation, ainsi que du droit de saisir une autorité de contrôle.

Demande de suppression. Pour demander la suppression de vos données personnelles, y compris celles obtenues via Meta, écrivez à privacy@ultrascale.app depuis l'adresse concernée, ou en précisant la Page ou le compte concerné. Nous accusons réception et traitons les demandes vérifiées sous 30 jours. Les collaborateurs peuvent aussi demander à un administrateur la suppression de leur compte.

9. Cookies

La Plateforme n'utilise que des cookies strictement nécessaires : un cookie d'authentification pour rester connecté et un cookie de préférence de langue. Aucun cookie publicitaire ou de suivi tiers.

10. Modifications et contact

Cette politique peut être mise à jour ; la date en tête indique la version en vigueur. Pour toute question : privacy@ultrascale.app.